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zoom RSS 議事録の書き方

<<   作成日時 : 2004/09/29 03:16   >>

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結構、難しいのが議事録の書き方。
もっぱら、取り締まられ役(笑)の僕は、
議事録作成の係りを任せられております。

でも、後で見返してみると、不足箇所があったり、
議事録というよりはメモになっていてわかりにくいと
言われたりとか、いろいろ指摘をうけております。

どうやったら、わかりやすくまとめられるの?と
思っていたら、良いページを発見しました。
ほぼ日刊イトイ新聞 - おとなの小論文教室。」です。
まりもBLOGさんとikeda134さんのページからリンクされていました。

なるほど。質問を明確にしてまとめたらいいんですね。
次回から試してみます。



文章を書くのは本当に難しいですよね。
最初は、僕も文章を書くことが苦手でした。

でも、ビジネスマンとして簡潔でわかりやすい
文章を書けないことには失格です。

そこで、ここ2年間、自分に課している課題があります。
他人に僕の書いた文章を読んでもらうこと。

だんだん、読みやすい!
わかりやすい!
役に立つ!というお便りをいただくようになりました。

実は・・・365日間休まずにメルマガを配信しているのです!
しかも、そのメルマガの中で、いろいろな
文章の書き方のテクニックを使っているのです。

気になりますか?

気になる方は「幸せになろう!一日一学!」を
読んでよく研究してみてくださいね!


一つだけ秘密を明かすと・・・具体的に数字を使う!というテクニックがあります。
「毎日メルマガを配信する」よりも「365日間休まずメルマガを配信する」という表現の方がインパクトがあるのです。

参考になりました?

※ただいま、このメルマガはお休み中です。

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一瞬、えっ?と思われるでしょう。でも、著者の神田氏はひきつける文章を書く達人です。本に登場するセールスレター、ダイレクトメールから文章上達のコツがかなりつかめます。神田氏の本はたくさんありますが、文章上達には、この本がおすすめです。

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これも、「えっ?」と思われるかもしれませんが、文書を書くポイントが端的に書かれていました。
値段的に高いので、全員におすすめできる本ではありませんが、お金に余裕があるなら是非どうぞ。ただ、アフィリエイトのノウハウに関しては、市販の本に書かれていることが多いそうなので、期待しないほうがよいかもしれません。


議事録の書き方 事例編
とある会社の議事録の担当者から完璧な議事録の書き方を聞きました。
僕が今まで聞いた議事録の書き方の中で、これぞ議事録の書き方のお手本!と思ったのですが、なかなか真似できる人は少ないでしょう・・・

  1.  会議前のホワイトボード(なければノートでも可)を用意する

  2.  会議が始まったら全員の話ししている内容を一字一句すべてホワイトボードに書きます。

  3.  会議が終わったら、一字一句記入したホワイトボードを転記し清書する。

  4.  一字一句書いたものを見ながら、何が言いたかったのか要点をまとめ議事録を書く。

  5.  上司に、一字一句書いた議事録と、要点をまとめた議事録を提出。

これで完璧です。でも、一字一句書くのにはかなり訓練がいりますね(最近は、ICレコーダーを使っています)。
僕と一緒にがんばりましょう〜!


【書籍紹介】
読み手に伝わる文章の書き方の本で、評価の高い本があります。
モチロン!議事録の書き方にも役立ちます。

伝わる・揺さぶる!文章を書くという本です!!
非常に参考になる本ですのでおすすめします!!

※この本が議事録作成に参考になったという書評


【議事録作成を強力にサポートしてくれるシステム】
会議の話を毎回全部書くとなると思うだけで、憂鬱になっていました。
正直、書くのが面倒くさい。
なんか良いものはないのかと探していました。

・・・で、ついに見付けたのです。


それは!


アスキーソリューションズの議事録作成支援システム!!

話した言葉を文章に変換してくれるのです。
音声自動テキスト変換ソフトウェアの中で世界シェアNO.1の「ドラゴンスピーチ・プロフェッショナル7日本語版」を音声認識エンジンとしているので、認識精度も高いようです。

もう少し、値段が安ければ購入するんですけどね〜

こちら>> アスキーソリューションズの議事録作成支援システム


●参考:ドラゴンスピーチシリーズ(すべて一人用です)
 ・ドラゴンスピーチ・パートナー7 
  一番安いのが特徴。
  ただ、そのため、機能制限が・・・
  ICレコーダーから文字変換することができません。
  また、話している音声の録音ができません。
  お試しで使うのには良いのですが・・・若干不便です。

 ・ドラゴンスピーチ・セレクト7
  パートナーと比べると、約1万円程度高くなりますが、
  本格的に使うならセレクトです。
  ICレコーダーで録音しておき、その後、このソフトで書き起こしをする。
  これが一般的な流れでしょうかね。
  一応、ピンジャックのマイクがついているので、そのままパソコンに音声を
  録音してしまうことも可能です。

 ・ドラゴンスピーチ・セレクト7 USB
  基本的にセレクトと同じ機能です。
  唯一違うのは、アナログ・デジタル変換機能付きアダプタ が
  ついているところです。
  これを使うと、コンピューター内部のノイズを受けにくくなり、
  より高い認識結果を得ることが可能だそうです。
  お好みによってどうぞ〜

 ・ドラゴンスピーチ・セレクト7 USB ダブルマイク版
  卓上マイクがついてきます。
  ICレコーダーを持っていない方で、ドラゴンスピーチを使いたい方は
  ダブルマイク版を購入することをおすすめします。

 ・ドラゴンスピーチ・プロフェッショナル7
  単語追加機能があります。
  さらに英語の音声を認識してくれるエンジンも搭載済みです。
  まさにプロフェッショナル。
  音声認識ソフトとしては世界最高峰!

 ・ドラゴンスピーチ・プロフェッショナル7 USB ダブルマイク版
  これもセレクトのプロフェッショナルと同じく、卓上マイクがついてきます。
  他の機能はプロフェッショナルと同じです。


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コメント(15件)

内 容 ニックネーム/日時
議事録作成難しいです。
日本語能力の足りなさに凹みました。
せめて誤字脱字なんとかしなきゃ
まーやん
2005/06/22 10:55
まーやんさんへ
確かに議事録の作成は苦労しますよね。
最初のころは、業界用語とかもわからず、
「はぁ?」
という感じでした。
慣れるまでお互いにがんばりましょうね。
BOKU笑太郎
2005/06/23 00:40
BOKU笑太郎さんのお言葉とても嬉しいです。
うちは、方言もまじるので大変なんですよねっ。
出雲弁に負けず、がんばります(*^ー゜)v
まーやん
2005/06/23 09:13
取締役から提出した議事録の文句言われました。内容に不服だそうで...上司にもこれでよし!って言われた文なんですけどぉ。なんで〜?つて怒っておられるし。文句言うなら取締役が自分で書けばいーんだっては言うし(-_-;) もう君がかく必要ないまで事態発展していっちゃいました。ホントの事書いたらいけないんですかね〜?何を書いたら良いのかわからないっス(。>0<。)
まーやん
2005/07/01 11:28
こんにちわ。
もし時間があるようなら、すべて、話したままを書くというのはどうでしょう?

ICレコーダー( http://tinyurl.com/avptl )で録音して、そのまま書く!


そして、もし、慣れてきたら要約を提出。
音声ファイルをみんなで共有化という方法を取られてみたらいかがでしょう?

これなら、文句をいわれる数はかなり減少すると思いますけど・・・
BOKU笑太郎
2005/07/01 13:45
ありがとうごさいます☆
対話が長かったので、話したとおり全部書いて、おかしいところは言ってくださいと提出したんですよね。きっと自分達に不都合な事を書かれると嫌なんでしょう...なーんて。頑張ってみます。
まーやん
2005/07/01 15:47
はじめまして。
僕も強制的に議事録係になっちゃいまして
会議の方ははや6回を数えました。
ICレコーダーを買うなりしてなんとかカンペキを目指してやっているのですが
口語と文語の違いなど、いろいろ苦戦してまして、壁にぶち当たった挙句にこのサイトに出会いました。次回はもうちょっとマシな議事録がかけそうです。
こた
2005/07/11 16:31
こたさんへ
はじめまして。
大変ですよね、議事録係り。
結構慣れてきたとはいえ、議事録を書くときは憂鬱になります。

一緒にがんばって議事録係をまっとうしましょう!!
BOKU笑太郎
2005/07/11 20:41
そうですね。ワタシもかなり憂鬱になります。
そして
トラックバックさせていただきました!
すいません初めてだったので謎な文章になってしまいました。
ありがとうございました。
こた
2005/07/15 00:40
はじめまして
ドラゴンスピーチは、鍛えれば鍛えるほど賢くなるかわいいやつです。
どんどん使ってあげてくださいね。
うちのブログに、鍛え方を書き込んでますので、よろしければのぞきに来てやってください。
では…
http://andf.cocolog-nifty.com/nikki/
ひろりん
2005/12/01 12:32
ひろりんさんへ
コメントありがとうございます。
ATOKに登録されている単語をドラゴンスピーチに登録させる方法があるのですねぇ〜
使い込めば使い込むほど便利になりますね。
BOKU笑太郎
2005/12/01 20:26
初めて議事録を作成することになり、問いと答えはまとめたのですがその後がうまくいかず、悩んでいるところでこちらへたどり着き、とても助かりました。
早速仕上げます!ありがとうございました!
jaja
2006/04/07 18:44
jajaさんへ
コメントありがとうございます。
議事録の書き方も、最初は悩みますが、慣れればすばやくきちんと書けるようになりますよ。
パソコンが登場して楽になりました。
BOKU笑太郎
2006/04/08 10:20
おはつです。よろしくです。
半年前にCSに配属になり最初の仕事が定例会議の議事録担当になり困っていました。
調べてここに辿りつきました。
色々参考にさせていただきました。
しかし議事録は恐怖です
イエロー
2007/12/18 00:02
イエローさんへ
こんにちは。コメントありがとうございます。
最初のうちは、僕も議事録がうまく書けるかどうか不安でした。でも、回をおうごとに、書くスピードがあがっていって、簡単な議事録なら、会議中に仕上がるまでになりました。
大変かもしれませんが、イエローさんもがんばってくださいね。
BOKU笑太郎
2007/12/18 08:50

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